Sieg in 8 Schritten über deine Unordnung!
Gehörst du auch zu den Menschen, die sich mit der Ordnung schwertun? Die Bücher oder Zeitschriften stapeln sich. Deine Post wird einfach mal beiseitegelegt und «irgendwann» geöffnet? Du suchst ständig nach Dingen die «irgendwo» sein müssen?
Vergeude keine Zeit mehr mit dem Suchen. Ärgere dich nicht mehr über die Unordnung im Papierkram. Mit diesen 8 Schritten kannst du mehr Ordnung in deine Administration bringen.
Ordnung – Weshalb?
Abgesehen von der Zeit, die du mit der Suche vergeudest, kann es gut sein, dass du wichtige Termine übersiehst. Was sich auch wieder auf deine finanzielle Situation ausübt. So flattern schnell unnötige Mahnbriefe gefolgt von Mahngebühren ins Haus. Oder es gehen Arzttermine vergessen und du brauchst den Termin zu bezahlen obwohl du nicht da warst. Das muss nicht sein! Für mich geht es aber noch weiter. Ordnung bringt dir auch mehr Freiheit – Freiheit im Kopf und Raum für Neues!
Mit diesen acht Schritten schaffst du es deine Ablage zu strukturieren
1. Ablagesystem: Sortiere die Unterlagen nach Sachthema
Damit du auch in Zukunft einfach die Ordnung halten kannst brauchst du ein klares Ablagesystem. Überlege dir deshalb vorgängig was für Themen für dich sinnvoll sind. Pro Thema werden dann die Unterlagen abgelegt am besten in einem Ordner. Ganz übersichtlich wird es, wenn du pro Thema eine Inhaltsangabe erstellst.
Sicher unterteilen würde ich folgende Themen
Versicherungen
· Policen
· Jahresabrechnungen
· Korrespondenz
Damit du auf einen Blick die Übersicht hast kannst du ein Blatt erstellen mit allen wichtigen Informationen zu den Versicherungen. Wie z.B. Policennummer, Ablaufdatum, Telefonnummer etc.
Wohnung / Haus
· Mieteverträge
· Kreditverträge
· Gebäudeversicherung
· Wasser
· Strom
· Gebühren generell
Bankunterlagen
· Kontoverträge
· Kreditkartenverträge
· Korrespondenzen
Bei den Bankunterlagen empfehle ich dir wieder ein Übersichtsblatt zu erstellen. So kannst du im Notfall auf diese Nummer zu greifen und z.B. verlorene oder gestohlene Kreditkarten sperren lassen.
Altersvorsorge
· Pensionskassen Reglement
· Pensionskassenausweise
· Zusatz-Versicherungsverträge
· Jahresabrechnungen
· Gebühren
· Kündigungstermine
Damit du deine Altersvorsorge im Überblick hast. Erstelle auch hier eine kurze Übersicht auf einem Blatt mit allen wichtigen Informationen zu deiner Altersvorsorge. Wie z.B. Policennummer, Ablaufdatum, Telefonnummer etc.
· Einkommen
- Lohnausweise
- Berufsauslagen
· Abzüge
- Krankenkasse Prämienabrechnung
- Krankenkasse Auszug für die Steuererklärung (Kann bei jeder Krankenkasse angefordert werden)
- Einzahlungen in die 2. Säule sowie Säule 3a
- Spenden
- etc.
· Vermögen
- Steuerbescheinigungen für das Vermögen
- Wertschriftenverzeichnis
- Immobilien
- Steuerwerte
- mögliche Abzüge für Unterhalt
- Renovationen
- etc.
Arbeitgeber
- Arbeitsvertrag
- Korrespondenzen
Laufende Verträge und Garantiescheine
· Verträge und Vereinbarungen
wie z.B. Zeitungsabo, Handyabo, Mitgliedschaften, Vereine
· Garantiescheine sortiert nach Ablaufdatum
Erstelle auch hier eine kurze Übersicht auf einem Blatt mit allen wichtigen Informationen. Wie z.B. Kündigungsdatum, Telefonnummer, Adressen, Ansprechperson etc.
2. Einheitliche Ablagematerialien
Sobald du die Anzahl der Themen bewusst bis kannst du gezielt dein Ablagematerial kaufen. Pro Thema kaufst du nun einen Ordner. Wähle ganz bewusst eine Sorte von Ordner die dir wirklich gut gefällt. Greife nicht auf eine billige Version zurück. Dein Ablagesystem ist nachhaltig und wird lange gebraucht! Weiter finde ich wichtig, dass es ein einheitliches und schönes Bild abgibt. Denn nur so macht dir die Ordnung auch Spass.
Neben den Ordner benötigst du auch Trennblätter für jeden Ordner.
3. Klare Beschriftung
Schreibe jeden Ordner klar und verständlich an. Damit du jederzeit weisst wo du was Suchen musst. Tipp: Erstelle kein Ordner mit der Aufschrift «Diverses» das führt gleich wieder zur Unordnung. Und das möchtest du nicht mehr.
4. Posteingangskorb
Räumst du deine Post immer gleich weg? Wenn nicht empfehle ich dir einen Posteingangskorb. In diesem Sammelst du all die Post, welche noch zu bearbeiten ist. Wichtig, dass du diesen Korb auch regelmässig bearbeitest.
Gönn dir auch hier einen ansehnlichen Korb. Es darf schön aussehen und beeinflusst dich somit auch gleich positiv.
5. Gebrauchsanweisungen
Sammle alle Gebrauchsanweisungen an einem Ort, am besten in einer Kiste. Du brauchst nicht alle Sprachen bei Seite zu legen. Nur die, die du auch wirklich benötigst. Wenn du ein Gerät oder einen Gegenstand wegwirfst oder verkaufst nimmst du die Gebrauchsanweisung gleich aus der Kiste und entsorgst sie mit.
6. Bücher / Zeitschriften
Ordne deine Bücher nach Inhalt im Regal. Lasse pro Thema immer noch etwas Platz im Regal sollte mal noch ein Buch dazukommen. Am besten sortierst du alle Bücher und Zeitschriften, die du nicht mehr lesen wirst aus. Das gibt dir wieder etwas Platz und Raum für dich.
7. Altpapier
Schnell türmen sich Zeitungen, Werbungen, Kataloge zu einem riesigen Berg auf. Sammle alles in einer dafür vorgesehen Box. Sobald die Box voll ist, bindest du alles schön sauber zusammen und wirfst sie weg.
8. Entrümpeln des Ablagesystem
Wenn du nun alles schön sauber sortiert hast, ist es viel einfach Ordnung zu halten. Jedoch braucht auch hier einmal im Jahr etwas Zeit um Alte vergangen Sachen auszusortieren. Plane dir deshalb am Ende des Jahres gleich ein Zeitfenster ein um alle Unterlagen die du nicht mehr brauchst auszusortieren. Danach startest du sauber und ordentlich ins neue Jahr.
Konsequente Ordnung in deinem privatem Ablagesystem erspart dir ganz viel Zeit und Nerven. Weil du nicht mehr ständig was suchen musst. Gönn dir mehr Zeit für dich, deine Familie und deine Freizeit mit etwas Ordnung im Alltag.
Bist du bereit für dein persönliches Ablagesystem?
Bereit bist du, dennoch möchtest du es nicht alleine anpacken? Wir können gerne gemeinsam deine Administration auf Vordermann bringen.
Herzlichst Séverine
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